Diagnóstico de pipeline de vendas
Quando o assunto é vendas, não dá pra depender da sorte ou agir a partir de ruídos. Explore 4 dimensões - ritmo, volume, conversão e tempo - para identificar gargalos e agir rapidamente.
Saber diagnosticar um pipeline enquanto ele ainda está ativo (e não post-mortem) é o que separa as empresas que batem metas daquelas que contam apenas com a sorte.
Bater meta não depende de ter geração de leads perfeita nem de operar a máquina comercial no limite máximo de eficiência - isso quase nunca acontece, porque o mundo real é cheio de imprevistos. O verdadeiro diferencial está em identificar os problemas cedo e ajustar a rota a tempo de salvar o período.
Ora a geração de leads fica abaixo do esperado, ora as taxas de conversão despencam. Algumas empresas só percebem isso quando o período já acabou e a meta foi perdida. Outras até percebem os sinais, mas não mergulham nos dados para entender a fundo; preferem apenas cobrar mais do time, criando pressão e ruído.
A abordagem tradicional de cobrar o time de vendas quando os resultados estão abaixo do planejado só vai gerar ruídos:
“Os leads estão vindo desqualificados”
“Nosso preço está muito alto”
“Os concorrentes estão pressionando mais”
Enfim, sintomas. Pouca coisa prática é extraída dessa abordagem.
A recomendação é diagnosticar o funil tendo os dados como base gravitacional da conversa. Não acredito que eles contem toda a verdade, mas são o melhor gatilho para investigação. Sempre que os números apontam algo (quanti), vale checar com o time (quali). E o contrário também é válido.
Na Ramper, venho aplicando há anos uma metodologia simples, mas poderosa, que já ajudei outros empreendedores a implementar: um diagnóstico baseado em quatro dimensões - ritmo, volume, conversão e tempo.
Vou detalhar cada uma das dimensões nesta edição da newsletter Ramp Up. Vale reforçar que essa é a 50ª edição! (pra frente e pra cima!)
1. Ritmo
Todos os dias a empresa gera leads, os vendedores fazem reuniões e as vendas acontecem (ou deveriam acontecer). Por isso, em vez de olhar apenas para o resultado quando o período já acabou (post-mortem), a análise deve ser feita no ritmo diário.
A melhor forma que conheço é quebrar a meta do período (ex.: do mês) em metas diárias. Elas podem ser distribuídas de forma igual (meta total ÷ 30 dias) ou ponderadas pelas sazonalidades que a empresa enfrenta. Com a meta diária definida, o próximo passo é acompanhar o quanto já foi atingido até aquele ponto - conceito conhecido como month-to-date (MTD).
Exemplo: se a meta é R$30k, estamos no dia 15 e foram vendidos R$12k, significa que a empresa cumpriu apenas 80% do resultado esperado até aqui. Em outras palavras, está em 80% do MTD.
O MTD precisa ser acompanhado diariamente porque, quanto antes o desvio for notado, mais rápido vem a correção. Ainda assim, ele funciona como um GPS: mostra a direção, mas não necessariamente aponta onde está o problema.
Para identificar o gargalo de fato, é preciso mergulhar mais fundo no pipeline.
2. Volume
Se o capacity de um account executive (AE) é de 60 leads por mês, é essencial que ele receba algo próximo a esse número. Caso receba muito acima disso, haverá desperdício: leads sem acompanhamento adequado, oportunidades mal trabalhadas e, no fim, dinheiro deixado na mesa. Se receber bem menos, ficará ocioso e distante da meta, mesmo com uma boa taxa de conversão.
Por isso, acompanhar o volume de leads é tão importante quanto acompanhar o ritmo. O que está em jogo aqui é garantir que cada AE opere dentro da sua capacidade, nem sobrecarregado, nem subaproveitado.
Esse volume, no entanto, não pode ser olhado de forma isolada. Ele precisa ser analisado em conjunto com as taxas de conversão e com o lead time. Afinal, não adianta entregar 60 leads de uma vez só no fim do mês, quando o tempo já não permite maturar a oportunidade. Da mesma forma, não adianta inflar o pipeline com leads de baixa qualidade só para “bater o número” de entradas.
A distribuição correta dos leads ao longo das etapas do funil é o que garante equilíbrio. Quando o volume é consistente e proporcional à capacidade de execução do time, a empresa tem previsibilidade e evita picos de estresse ou períodos de ociosidade.
3. Conversão
Se a taxa de conversão total de um pipeline é de 15%, isso significa que, a cada 60 leads recebidos, espera-se que 9 se tornem vendas no final. Até aí parece simples, mas a realidade é que o funil é feito de várias etapas intermediárias - e cada uma delas carrega uma taxa de conversão própria.
Por isso, não basta olhar apenas para a taxa final. É preciso entender se as taxas de conversão intermediárias estão equilibradas, pois qualquer desvio em uma etapa compromete o resultado final. Por exemplo: se de 60 leads apenas metade avança para reunião, não haverá volume suficiente nas próximas fases, mesmo que as etapas seguintes estejam dentro da média.
O diagnóstico correto exige analisar cada transição do funil: de lead (MQL) para reunião (SQL), de reunião para proposta (OPP), de proposta para fechamento (WON). Essa leitura permite identificar em qual ponto os leads estão “parando” e direcionar esforços de melhoria.
Vale reforçar que usei etapas bem básicas de um pipeline (MQL > SQL > OPP > WON) somente para facilitar o entendimento 🤙
Quando as conversões intermediárias estão alinhadas, o pipeline ganha previsibilidade. Quando não estão, a empresa vive na oscilação, comemorando vitórias em alguns meses e sofrendo derrotas em outros - quase sempre sem entender direito o porquê.
4. Tempo
Digamos que o ciclo de vendas de uma empresa seja de 30 dias. Isso significa que a soma do lead time de cada etapa do funil precisa refletir esse ciclo - caso contrário, o pipeline perde previsibilidade e as metas ficam comprometidas.
Cada fase do processo tem suas particularidades. A etapa de conexão, por exemplo, deve ser ágil: quanto mais tempo um lead fica sem contato inicial, maior a chance de esfriar. Já a etapa de negociação pode exigir um prazo maior, pois envolve análise de proposta, tomada de decisão e, muitas vezes, negociação entre diferentes áreas do cliente.
O ponto-chave é entender qual é o tempo “saudável” de permanência em cada estágio e monitorar se ele está sendo respeitado. Leads que avançam rápido demais podem indicar processos superficiais; leads que ficam parados além do esperado são sinais claros de gargalos.
A gestão do tempo, portanto, é o que garante fluidez no pipeline. Quando o ciclo de vendas é respeitado etapa por etapa, a empresa ganha ritmo, volume e conversão sustentáveis - fechando o diagnóstico de forma completa.
Algumas dicas finais:
A base para que esse processo funcione é ter um bom CRM bem utilizado. Se você está em fase de implementação ou pensando em trocar de CRM, recomendo o Ramper Pipeline - é o que usamos internamente e onde fazemos todas as análises que compartilhei aqui;
Tenha também um dashboard confiável, que permita acompanhar essas métricas em tempo real e com granularidade. Um complemento valioso é configurar regras visuais: por exemplo, indicadores mudando de cor quando estão fora do padrão desejado. Isso facilita muito a identificação rápida de gargalos;
Por fim, não limite a análise apenas ao nível do time. É fundamental olhar também para o nível individual (cada vendedor). Muitas vezes o problema não é uma queda generalizada de performance, mas sim algo localizado em uma ou poucas pessoas. Esse olhar mais cirúrgico deixa o plano de ação muito mais assertivo.
Chegamos à 50ª edição da Ramp Up 💪
Quando comecei essa newsletter, o propósito era compartilhar aprendizados práticos de quem vive o B2B no dia a dia, para ajudar empreendedores e líderes a tomarem decisões melhores.
Olhar para o pipeline sob as lentes de ritmo, volume, conversão e tempo pode parecer simples, mas faz toda a diferença na prática. Se esse conteúdo ajudar você a diagnosticar e corrigir seu funil de forma mais estratégica, já terá cumprido seu papel.
Seguimos juntos. Pra frente e pra cima!
E se preferir consumir esse conteúdo em formato de vídeo, basta acessar abaixo:
🚀 Alguns Up’s pra você fixar
Diagnosticar o pipeline enquanto está ativo permite identificar problemas cedo e ajustar a rota antes que o período termine.
O ritmo diário do funil, medido pelo month-to-date, mostra desvios rapidamente, mas não indica a causa raiz.
O volume de leads deve estar alinhado à capacidade de cada vendedor e distribuído equilibradamente ao longo do pipeline.
Analisar as taxas de conversão intermediárias ajuda a identificar gargalos em cada etapa e garantir resultados previsíveis.
O tempo em cada etapa precisa respeitar o ciclo de vendas, acelerando fases rápidas e permitindo maturação nas negociações complexas.
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